Los sistemas contables que existen en el mercado mexicano cuentan con un almacén digital, conocido también coloquialmente como ADD (Administrador de Documentos Digitales), que permite resguardar los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de las empresas, y así facilitar relacionarlos con los asientos contables.
Obligación de relacionar los CFDI a la contabilidad
El artículo 33 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación, establece que los registros o asientos contables, deberán permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo a la operación, acto o actividad de que se trate.
Importancia de controlar la información del ADD
Lo que realmente resulta importante para las empresas, es asegurarse que el ADD y por consiguiente la Contabilidad, tiene exactamente la misma información que el SAT al día de hoy, por decir lo menos. Al hablar de la misma información nos referimos básicamente a dos cosas: (1) La misma cantidad de CFDIs emitidos y recibidos; (2) El estatus de vigente o cancelado de todos los CFDIs.
Lo anterior no es algo trivial si consideramos que la Contabilidad contiene información histórica, es decir, llegado el momento se efectúa un cierre de las operaciones de un mes con el objetivo de determinar las contribuciones que deberán ser enteradas a la autoridad.
Sin embargo, la realidad es diferente sobre todo porque las reglas de cancelación de CFDIs siguen siendo laxas hasta cierto punto, de tal forma que un CFDI vigente al momento del cierre contable, pudo haber sido cancelado posteriormente, y esa información no necesariamente está actualizada en el ADD lo que afecta las contribuciones previamente enteradas, y ello puede ocurrir en cualquier momento, en cualquier mes.
Más aún, ¿Cómo estar seguro al momento del cierre contable que el ADD contiene todos y cada uno de los CFDIs emitidos y recibidos que coincida con la misma información que tiene el SAT de la empresa?
Conciliación y Sincronización de CFDIs con el ADD
ezaudita® es una plataforma en la nube que le brinda a las empresas la facilidad de asegurarse que en todo momento cuentan con la misma información que el SAT, además de realizar validaciones automáticas para identificar errores en la emisión y recepción de CFDIs, identificar CFDIs de pagos pendientes de emitir o de recibir, identificar operaciones con EFOS, y calcular el IVA trasladado y acreditable del periodo en base a flujo, todo ello con la finalidad de minimizar el riesgo fiscal, anticiparse y responder los actos de fiscalización y vigilancia de obligaciones de la autoridad.
La funcionalidad más básica de ezaudita® consiste en descargar automáticamente en la plataforma todos los días, los CFDIs emitidos y recibidos faltantes de descargar, así como actualizar el estatus de vigente o cancelado de absolutamente todos los CFDIs históricos. Para asegurarse que este proceso es completo y totalmente confiable, ezaudita® lo primero que descarga todos los días es el archivo histórico de la metadata y dado que dicho archivo contiene la cantidad y el estatus de todos los CFDIs emitidos y recibidos, es la base de su eficiente algoritmo de descarga y auto-recuperación.
Teniendo la información actualizada diariamente, resulta completamente factible conciliar y sincronizar la información que tiene ezaudita® con el ADD.
Nuevo módulo de conciliación y sincronización de CFDIs con el ADD de CONTPAQi® Contabilidad
Siendo CONTPAQi® Contabilidad uno de los sistemas más populares del mercado mexicano, hemos desarrollado un módulo eficiente que permite conciliar la cantidad y el estatus de los CFDIs que existen en ezaudita® con aquellos que tiene el ADD de CONTPAQi® Contabilidad y en su caso, efectuar una sincronización de información de manera que tanto los faltantes en el ADD como el estatus de cancelación se actualiza automáticamente en el ADD con solo presionar un botón.
Hemos tenido que afrontar el desafío tecnológico de sincronizar datos desde una plataforma web basada en la nube, como es el caso de ezaudita®, con una aplicación de escritorio cuya base de datos está en una computadora local o en un servidor, y lo hemos logrado con una eficiencia extraordinaria, reflejada en la velocidad de sincronización y en la facilidad de uso de este nuevo módulo.
Además, hemos incorporado una función bastante útil, sobre todo para despachos contables que atienden a decenas o centenas de empresas, para que la Conciliación y Sincronización de CFDIs con el ADD de CONTPAQi® Contabilidad, se pueda hacer todos los días de forma totalmente automática, sin necesidad de que sea invocada por una persona.
Con esta nueva funcionalidad para conciliar y sincronizar con el ADD de CONTPAQi® Contabilidad, las empresas ya no tendrán que depender de ninguna otra plataforma de descarga de CFDIs del SAT para asegurarse que su ADD tiene la misma información que tiene el SAT en cualquier momento.
Prueba ezaudita® por 10 días y activa el modulo de ADD
Si te interesa conciliar y sincronizar los CFDI que tiene el SAT, junto con el estatus de vigente o cancelado en el ADD de CONTPAQi® Contabilidad, da clic en el siguiente enlace para conocer mas de esta poderosa aplicación en linea: